In de wereld van de ziekenhuislogistiek zijn veranderingen vaak een bron van onrust. Dat bleek ook toen het besluit werd genomen om de volledige opslag van voorraad uit te besteden aan een externe leverancier. Een ingrijpende wijziging, die de afdeling voorraadbeheer en logistiek flink in beweging zette. De onzekerheid onder medewerkers groeide, processen liepen stroef en de dagelijkse gang van zaken werd verstoord. Niet alleen waren de werkzaamheden anders, maar ook de manier van werken vroeg om aanpassing. Dat veroorzaakte spanning en weerstand.
1200 artikelen die een nieuwe weg vinden
Binnen het ziekenhuis moesten ook de interne voorraadlocaties – zoals de operatiekamers en de verpleegafdelingen – volledig opnieuw ingericht worden. In totaal ging het om zo’n 1200 artikelen die opnieuw geordend en beheerd moesten worden. Dit was geen simpele herstructurering, maar een complete herinrichting van de logistieke keten binnen een complexe zorgomgeving.
Als interim logistiek manager kreeg ik de Opdracht om deze transitie in goede banen te leiden. Belangrijkste doel: de onrust wegnemen, het team weer in balans brengen en tegelijk zorgen voor een efficiëntere logistieke structuur. In de eerste weken heb ik vooral geluisterd. De signalen waren duidelijk: medewerkers hadden behoefte aan duidelijkheid, structuur en vooral een plan waar ze vertrouwen in konden hebben.
Nieuw voorraadbeheermodel
In nauw overleg met het team van 25 medewerkers werd een nieuw voorraadbeheermodel opgezet. Daarbij maakten we gebruik van een gespecialiseerd softwaresysteem waarmee de logistieke stromen inzichtelijk én beheersbaar werden. Door processen slimmer in te richten en goed na te denken over wat écht nodig was op de afdelingen, konden we het aantal transport- en bevoorradingsmomenten flink terugbrengen. Dit resulteerde in minder loopbewegingen, minder fouten en meer rust op de werkvloer.